Portafolio de Cartera y Tesoreria: octubre 2015

INVENTARIO

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.

Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

FUNCIONES DEL AUXILIAR DE INVENTARIOS

La trayectoria de funciones de Kaninos depende de la incidencia de múltiples factores tanto físicos como organizacionales, dichas funciones como:

1. Leidy Linares auxiliar de inventarios de kaninos Verificar que los productos solicitados a los proveedores cumplan con la cantidad y calidad otorgando la conformidad correspondiente al proveedor.

2. La auxiliar de departamentos de kaninos debe Mantener el registro y control de máximo y mínimo de existencias de productos y servicios.

3. Leidy Linares se encarga de entregar la información semestral para el comité de control y auditoria.

4. Leidy Linares elabora anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en el establecimiento para conciliar con el departamento de contabilidad los resultados obtenidos y aclarando en su caso ,las diferencias encontradas

CLASES DE INVENTARIOS

MATERIA PRIMA

Lo conforman todos los, Materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

MATERIA AUXILIAR

En el inventario de materiales y suministros se incluye Materias primas, secundarias y Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes.

MATERIALES EN PROCESO

Son aquellos artículos o elementos que se encuentran en un lado intermedio de producción o no terminados totalmente.

PRODUCTOS TERMINADOS

Es el producto final de un proceso industrial y disponible para vente.

ROTACIÓN DE PRODUCTOS

CONTROL DE STOCK

Control de Stock es un programa que te permitirá tener un control completo sobre la mercadería de tu comercio, mediante la realización de listados, controles y pedidos.

Características principales:
-Entre sus funciones principales, podrás:
- Añadir y modificar artículos
- Realizar consultas de las existencias
- Controlar la entrada y salida de mercadería
- Efectuar reportes de artículos y pedidos del día y por día
- Administrar el nivel de acceso de los usuarios
- Configurar el fondo del programa con imágenes personalizadas

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

REQUISIÓN

Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.

La requisición de compra puede ser emitida por cualquier área de la empresa tal como: Producción, Marketing, Almacén, Logística, etc.

Este documento es interno por lo que no debe ser utilizada como Orden de Compra.

Una Requisición de Compra estándar debe contener lo siguiente:

1. Nombre del solicitante

2. Departamento del solicitante

3. Centro de costos del solicitante

4. Número de proyecto

5. Nombre del artículo

6. Código o número del artículo

7. Cantidad solicitada

8. Proveedor o sugerencia del mismo

9. Fecha de entrega requerida

COTIZACIÓN

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Por ejemplo: “Por favor envíame la cotización de diez litros de pintura y tres kilos de cal”, “Ayer hablé con Lautaro para que me pase la cotización pero aún no recibí nada”, “La cotización del servicio me dejó sin palabras”.

Más específicamente, cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil o de una divisa. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título y también puede estar regulada por el Estado: “El gobierno no dejará que la cotización del dólar supere los cinco pesos”, “El contador está preocupado por la pobre cotización de los títulos de la empresa”, “Si la cotización de las acciones sigue subiendo, nos haremos millonarios o si bajan, nos arruinaremos.

Una cotizacion debe tener los siguientes datos:

Número de solicitud de cotización a proveedores.

Fecha en la que se elabora.

Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización. Clave del material que se solicita.

Descripción del material solicitado.

Cantidad solicitada.

Fecha límite para que el proveedor conteste.

Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en la que se expidió.

Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del encargado de compras.

La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para que el proveedor conteste lo siguiente:

Precio por unidad.

Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.

Condiciones de pago.

Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el establecimiento del proveedor.

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.

La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso de facturación.

Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:

1.Número de orden de compra.

2.Nombre del proveedor.

3.Fecha en la que se efectúa la orden.

4.Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando su número y fecha.

5.Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.

6.Condiciones de pago.

7.Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su número.

8.Clave del material.

9.Descripción.

10.Cantidad solicitada.

11.Precio unitario.

12.Importe parcial (precio unitario x unidades).

13.Impuestos.

14.Importe total (importe parcial + impuestos).

15.Firma del encargado de compras.

16.Firma del proveedor.

REMISIÓN

Remisión es un término que está relacionado al verbo remitir. Esta acción puede asociarse a mandar una cosa a un individuo que se encuentra en otro sitio, a condonar una penalidad o una carga, o a limitarse a hacer o decir aquello a lo que uno se ha comprometido.

La remisión, por lo tanto, puede referirse a este accionar propiamente dicho o a las consecuencias del mismo.

Requisitos de una Guía de Remisión.- Los requisitos son los siguientes:

1.Membrete o razón social de la casa vendedora

2.Numeración correlativa

3.Lugar y fecha

4.Nombre o razón social de comprador

5.Dirección del cliente

6.Detalle de los artículos

7.Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)

8.Precio unitario y total

9.Firma del vendedor

10.Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.

Con la guía de remisión se materializa el derecho del vendedor y la obligación del comprador, justifica la salida de las mercaderías del depósito, entonces constituye un elemento importante.

FACTURA

es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de IVA que se debe aplicar.

Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SII son de color amarillo, celeste y rosado. Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

NOTA DE ENTRADA

La Nota de Entrada es un documento contable que registra las entradas de los productos al inventario; se utiliza cuando la empresa recibe en forma parcial o total la mercancía solicitada a un Proveedor, para luego realizar la correspondiente Factura de Compra.

Este documento alimenta el inventario en cantidades, se valorizarán o no de acuerdo al tipo de costeo que se esté utilizando

La nota de recepción se le entrega a la persona que llevó el material, contra la nota de remisión expedida por el proveedor.

La nota de recepción debe contener la siguiente información:

1.Número de nota de recepción.

2.Fecha de recepción.

3.Nombre del proveedor.

4.Fecha en la que se hizo la orden de compra.

5.Número de orden de compra.

6.Clave del material.

7.Descripción del material.

8.Cantidad recibida.

9.Precio unitario.

10.Importe total de la mercancía recibida.

11.Firma de la persona que recibió el material.

En caso de tratarse de proveedores foráneos, se deberá añadir:

1.El número de la nota de remisión expedida por el proveedor.

2.La fecha en la que se elaboró la nota de remisión.

3.Transportista encargado de hacer la entrega.

La nota de recepción deberá emitirse con tres copias: Una de ellas, se envía al encargado de efectuar la compra para que quede formalmente enterado de que la mercancía está en el almacén.

Otra copia se envía al encargado de manejar los inventarios para que registre en su tarjeta de almacén la entrada de mercancía.

La tercera copia se envía a la persona encargada de llevar la contabilidad para que realice el pago correspondiente y para que lleve un control de los

costos de producción.

MÉTODOS DE VERFICACIÓN DE INVENTARIOS

Metodología de inventario

Las metodologías para hacer inventario pueden ser variadas pero siempre una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas.

Fase de Actividades Preliminares.

1. Ordenamiento previo del stock.

2. Codificación del stock por ubicación

3. Verificación física de la ubicación del stock de acuerdo con su codificación.

4. Emisión y colocación de tarjetas de stock.

5. Verificación de tarjetas de stock.

6. Corte documental.

7. Ordenamiento del stock de difícil conteo.

8. Verificar que el ordenamiento del stock sea de una forma que mejores los tiempos de picking y packing.

Fase de conteo

1. Primer conteo físico al barrer.

2. Segundo conteo físico al barrer por personal diferente al primer conteo

3. Se llenan tarjetas de inventario número 2.

Fase de Verificación de conteo físico

1. Comparación de las tarjetas de inventario.

2. Comparación con el sistema de kardex, tarjetas de conteo físico VS. Kardex.

3. Actualización del sistema de Kardex al conteo físico.

CONTEO DE INVENTARIOS

El objetivo de contar con un control de inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en almacén sean iguales a las del sistema kardex físico, lo cual permitirá:

1. Una adecuada planeación para la reposición de stock, evitando su obesidad.

2. El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.

3. Transparencia de los rubros de existencia y costo de ventas en los estados financieros.

4. El control físico de inventario, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentra debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final.

Ventajas de tener un inventario físico bien hecho

Se debe saber que las ventajas de tener un inventario físico bien hecho, son varias:

1. Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la empresa.

2. Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas respecto a un sistema de código de ubicación del almacén.

3. Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades tributarias.

4. Contar con un sistema de Kardex de almacén actualizado, respecto a:

5. código de ubicación

6. código de producto

7. saldos correctos

CÓDIGO DE BARRAS

Es una combinación de líneas y numeros que se imprime en las envolturas de los productos de consumo para que pueda ser leído y desifrado por un lector óptico que transmite los datos de una máquina o una computadora.Sirve para identificar objetos lugares, productos de consumo.

Ventajas de código de barras La implantación del código de barras se encontró la necesidad de agilizar la lectura de los artículos en las cajas y la de evitar errores de digitación.

KANINOS CÓDIGO DE BARRA

El programa que maneja Kaninos se llama Integral POS 3.4, ya de haber ingresados todos los producto cuando se pasa el lector a cualquier producto que tenga código de barras arroja el precio y la cantidad existente.

2 1 0 1 = Toda clase de comida