SOPORTES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
Recibo de caja
Un recibo
de caja es un documento que se utiliza como soporte en contabilidad el
cual sirve como comprobante de todos los ingresos de la empresa, especialmente
por la cancelación de facturas de clientes, este ingreso puede ser en cheque,
efectivo o cualquier otro.
El recibo de caja se
entrega en original al cliente, se guarda una copia para el archivo consecutivo
y otra se anexa al diario de contabilidad.
Éste se contabiliza como débito a la
cuenta de caja y como crédito según sea el concepto del pago recibido.
Por lo general es un soporte de los
abonos parciales o totales que los clientes hacen a una empresa por diversos
conceptos de ventas al contado.
Debe de tener una numeración
consecutiva para que pueda llevarse de forma más sencilla el control contable,
además de que siempre debe de contar con los datos de la fecha en la cual se
realizó la transacción, los conceptos desglosados por los cuales se recibe el
ingreso y el monto de cada uno de ellos, así como el importe total de la
operación.
CAJA MENOR
FONDO CAJA MENOR
El recibo de caja menor
es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no
requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja
menor.
La caja menor, es un
fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se
asigna a una persona como responsable de su manejo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos
cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar
inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que
estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que
presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y
realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren
en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado
procedimiento de reembolso de caja menor.
CHEQUE
HAY DOS TIPOS DE FORMULARIOS: uno para consignar en efectivo y cheques de banco locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Los fondos fijos son montos de cuantía determinada, que son
reembolsables para mantener el saldo autorizado, mientras que los saldos en
Caja son variables. La caja menor se maneja valores de menor
cuantía en efectivo, pero la caja general guarda todo el
dinero diario tanto en efectivo como en cheques.
REEMBOLSO DE CAJA MENOR Y SU CONTABILIZACIÓN
Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor
se debita cajas (cajas menores) y se acredita bancos.
Con sujeción a lo dispuesto por Gerencia General los dineros
entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los cinco
(5) días siguientes a la realización del gasto y no se podrán entregar nuevos
recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
Cuando se haya gastado hasta el 70% de uno cualquiera de los
rubros autorizados, o cuando hayan transcurrido tres meses de constituido el
fondo de caja menor o de haber tramitado el último reembolso, previo arqueo de
la caja menor, se debe presentar a la Gerencia Administrativa y Financiera, una
relación totalizada de los gastos efectuados, clasificados por rubros del PUC, para
su correspondiente trámite de reembolso y registro, acompañada de la
comunicación de reconocimiento de gastos.
Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja
menor por cierre de vigencia, cambio de responsable del manejo o cancelación de
la misma, se debe realizar un arqueo físico por parte de los funcionarios que
para tal efecto designe la Gerencia Administrativa y Financiera con el fin de
garantizar que se efectúe el arqueo, el responsable del manejo de la caja menor
deberá coordinar lo pertinente con la Gerencia Administrativa y Financiera.
Adicionalmente en el evento en que la Dirección Financiera
al momento de tramitar la legalización de la caja menor, detecte que no existe
saldo disponible en uno de los conceptos del gasto, debe gestionar la
correspondiente adición.
En la legalización de los gastos para efectos del reembolso,
se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:
1. Que los gastos estén agrupados por rubros del Puc, bien
sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los
autorizados en la resolución de constitución.
2. Que los documentos presentados sean los originales
y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o
razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda
a la vigencia fiscal que se está legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse
constituido o reembolsado la caja menor según el caso.
5. Que se haya expedido la comunicación de
reconocimiento del gasto.
6. Que se haya dado ingreso al Almacén, de los
elementos comprados.
Aumento de caja menor: el mismo registro se
elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por
insuficiencia para cubrir los gastos menores en un período dado. Cancelación de
la caja menor: cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente
a la cuenta Caja general. Es costumbre cancelar el fondo al finalizar el
ejercicio para no dejar ningún gasto pendiente de legalizar que pueda afectar
la vigencia contable siguiente.
Qué es Cheque:
Un cheque es un documento de naturaleza bancaria que posee,
especificada, una orden escrita de pago, mediante la cual el titular de una
cuenta bancaria, también llamado librador, habilita a otra persona, conocida
como beneficiario, a cobrar una cantidad determinada de dinero en la entidad
bancaria, o libradora, donde el primero tiene sus fondos. La palabra proviene
del inglés cheque o check, que deriva del verbo “to check”, y que significa
‘verificar’.
La función primordial del cheque es servir como medio de
pago, pues, como tal, según el derecho mercantil, el cheque es un título de
valor que le otorga a su poseedor el derecho literal, autónomo y legítimo que
dicho documento refleja.
Cheque y sus características
Las características de un cheque para confiar en su validez
deben ser, de manera general, las siguientes: contener mención explícita del
tipo de documento que es (en este caso, un cheque), nombre y domicilio de la
entidad bancaria, fecha y lugar de emisión, orden de pago por una cantidad
determinada de dinero, nombre y firma de mano propia o autógrafa del librador o
titular de cuenta, y nombre completo del beneficiario. Algunas entidades
bancarias, además, para evitar fraudes y falsificaciones, le asignan una
numeración a sus cheques como control interno.
Tipos de cheque
Existen distintos tipos de cheques, entre ellos:
Cheque al portador: aquel que se paga directamente a la
persona que lo lleve consigo, sin ningún otro requisito.
Cheque nominativo: a diferencia del cheque al portador,
en el cheque nominativo va especificado el nombre de la persona autorizada para
cobrarlo.
Cheque en blanco: aquel que se entrega al beneficiario
sin especificar la cantidad de dinero a ser cobrada.
Cheque cruzado: aquel que lleva escritas, en el
anverso, dos líneas diagonales paralelas, indicativas de que el monto de dinero
especificado en el cheque deberá ser ingresado en una cuenta bancaria o, en su
defecto, cobrado por otra institución de crédito, pero no pagado en efectivo.
Cheque de viaje o de viajero: aquel que una entidad
bancaria extiende a nombre de una persona y que es pagadero por otro
establecimiento de la misma institución o por otra entidad bancaria, ya sea
dentro del mismo país o en el extranjero.
Cheque de caja: el cheque de caja, también conocido
como cheque de gerencia, es aquel expedido por una institución bancaria a
nombre de una persona o beneficiario, siendo que es el propio banco el que, en
este caso, actúa como librador.
Cheque certificado o conformado: aquel donde la propia
institución bancaria avala la existencia de fondos suficientes para el pago de
la cantidad de dinero especificada en el cheque.
LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es un título de crédito de valor formal y
completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su
vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado,
vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen.1 La letra de
cambio nace a finales de la Edad Media, con la necesidad del comercio monetario
y su acumulación ilimitada en contra de la renta feudal
Se Conoce como letra de cambio al documento mercantil que
posee relevancia e influencia ejecutiva. Por medio de su emisión, el librador
(también conocido como girador) ordena al librado (girado) que abone un
determinado monto de dinero al tomador (beneficiario) o a quien éste designe,
siempre en el marco de un plazo específico.
La letra de cambio consiste, por lo tanto, en una orden
escrita impulsada por un sujeto para que otro individuo pague una cierta
cantidad de dinero a un tercero en un plazo a establecer. Cuando el librado
firma la letra de cambio, se está comprometiendo a pagar y adquiere una
obligación.
Las letras de cambio poseen una fecha de vencimiento, que
corresponde al día en que éstas deberán ser pagadas. Pueden distinguirse cuatro
tipos de vencimientos: las letras giradas a día fijo (que vencen en dicha
fecha), las letras libradas a la vista (vencen en el acto de su presentación al
pago), las letras giradas a un plazo desde la fecha (las cuales deben ser
saldadas una vez que se cumple el plazo indicado) y las letras libradas a un
plazo desde la vista (vence a partir de su fecha de la aceptación).
Para que un documento de este tipo sea considerado legal
debe cumplir una serie de requisitos:
Identificación del librado: identidad completa de la
persona física o todos los datos de la razón social que tendrá que pagar ya
que, si existe algún error en este campo,
La letra de cambio carecerá de validez:
* Fecha y lugar de libramiento: debe especificarse
dónde se realiza y el día, mes y año de dicha emisión
* Importe: la suma expresada debe citarse tanto en
números como en palabras, junto a la aclaración de la moneda en que se
concretará el pago (en el caso de que el pago se realice en moneda extranjera,
es necesario señalar, en el día de pago, el tipo de cambio entre ambas divisas)
* Vencimiento: de acuerdo al tipo de documento la
fecha de vencimiento cambiará pero en la letra de cambio debe señalarse cuándo
terminará el plazo del deudor para saldar la deuda.
* Designación del tomador: datos identificativos del
librador de la letra, tanto nombre y razón social como dirección exacta en la
que se domicilie la letra
* Número de la cuenta: a la que el banco del
librado deberá abonar el importe de la letra
* Aceptación y firmas: ambas partes dejarán constancia
de que han realizado esa operación con total libertad y firmarán para aprobar
esto.
COMPROBANTE DE INGRESO
Sirve de comprobante de todos los ingresos monetarios y de constancia de los pagos recibidos. Se diligencia cuando ingresan dineros en efectivo o cheque bien por venta o por cualquier otro concepto.
Los comprobantes de egreso es el
documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan
en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas
como para grandes empresas (Negocios).
COMPROBANTE DE EGRESO
Antes de la elaboración de un
comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los bienes
o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos
de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el
comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular
también todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.
A continuación vamos a observar
un comprobante de egreso, un cheque y el asiento de diario en nuestro sistema
de Contabilidad, todo realizado en Excel.
porque tenerlo?
1. Porque permite discriminar si
el pago se hace en efectivo o en cheque.
2. Porque registra a los responsables del pago
de los montos registrados, con las respectivas firmas de quien elabora el
documento, quien lo aprueba, el revisor y el contador.
Por medio del internet
encontramos diversos programas los cuales tienen formatos de comprobante de
egreso – modelo comprobante de egreso.
RECIBO DE CONSIGNACIÓN BANCARIA
Este soporte tiene dos opciones
para elegir solo una: deposito en efectivo o cheques de bancos locales y retiro
en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
comprobante que elaboran los
bancos y suministran a sus cuentas habientes para que lo diligencien al
consignar. el original queda en el banco,y una copia con el sello del cajero
recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la
contabilidad de la empresa que consigna.
HAY DOS TIPOS DE FORMULARIOS: uno para consignar en efectivo y cheques de banco locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
