lunes, 14 de septiembre de 2015

CARTERA

Es un conjunto de valores mobiliarios o efectos comerciales de curso legal que forman parte del patrimonio de una persona física o jurídica. El término Cartera se utiliza en economía para hacer referencia al contenido de la misma. Desde el punto de vista técnico,  representan en relación al valor total de la cartera. En general, todo inversor a la hora de formar una cartera de valores trata de combinar los diferentes activos individuales de tal modo que el activo mixto o cartera resultante le garantice una rentabilidad, una seguridad y una liquidez máxima. Tanto se deben utilizar varias fórmulas para calcular el valor de una cartera en un momento determinado.  

EDAD DE LA CARTERA 

Con el ánimo de competir y generar nuevos clientes, las empresas después de un estudio previo de los estados financieros, les concede un tiempo para el cliente pague, este tiempo puede ser 30,6,90 días,  tiempo en el que el cliente podrá comercializar los productos comprados para pagarlos en la fecha de vencimiento.






 CUENTAS DE DIFÍCIL COBRO

Aquellas cuentas que posiblemente no puedan ser cobradas, se clasifican como cuentas de dudoso o difícil cobro.
Las cuentas de dudoso o difícil cobro tienen su  origen en las ventas que se hacen a crédito y que en nuestro plan de cuentas (Colombia) se contabiliza en el cuenta 130505.

Método de anulación directa

Consiste en revertir simplemente el registro contable original, es decir acreditar la cuenta clientes por el valor de la deuda incobrable y debitar la cuenta gastos operacionales provisiones por idéntico valor.


Método de provisión para cuentas incobrables 

Ocasionalmente, algunas cuentas que se han cancelado por considerarse incobrables, pueden ser pagadas posteriormente por el deudor de manera total o parcial. Esta situación debe ser reflejada en los estados financieros. Como quiera que las cuentas han sido recargadas de cartera y su valor se ha eliminado como cuenta mala, es necesario revivir esta cuenta para que se releje en el flujo de la entidad.
  



PROVISIÓN DE CARTERA

Se entiende por provisión de cartera el valor que la empresa, según análisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe provisionar.

Siempre que una empresa realice ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa una perdida, puesto que no le será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.


El valor de las ventas a crédito no pagado por los clientes constituye una pérdida para la empresa que debe reconocerse en el resultado del ejerció, por tanto se debe llevar como un gasto.
La provisión de cartera, una vez calculada disminuye el valor de la cartera y se reconoce como  gasto.

LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA

En toda estructura organizacional hay alguna descentralización de autoridad, ya que ninguna empresa puede sobrevivir si no se delega alguna autoridad. Pero, por otra parte, nada sobrevive con unta total y absoluta descentralización. Por eso lo vital es determinar el grado necesario de centralización o De descentralización.

Departamento de cartera centralizado

Es aquel donde las oficinas centrales realizan todas las operaciones. No existen otras oficinas o sucursales y si existen no pueden tomar decisiones sin la previa autorización de la oficina principal o central.

Departamento de cartera descentralizado

Es aquél donde las sucursales operan en forma independiente, razón por la cual realiza la totalidad de las funciones relativas a su actividad basadas en las políticas y en procedimientos de la Dirección Nacional de Cartera y bajo el lógico control de ésta

Ventajas de la descentralización

Permite un mejor servicio al cliente, pues se facilita el trato directo y personal con éste. Por esta razón, cuando el número de clientes crece bastante, se debe mejorar la eficiencia de la empresa y tenerse un mejor conocimiento del cliente, de sus cualidades y capacidad económica, en caso de dificultades en la recuperación de la cartera, se puede actuar en forma rápida y oportuna. Tanto en la concesión del crédito como en la gestión de cobranza se debe competir para ofrecer al cliente lo mejor y solo se puede competir en estos aspectos si se tiene un conocimiento de las prácticas comerciales de las regiones y la descentralización permite conocer estos factores. Se puede ejercer un mayor control de la cartera y de la cobranza a nivel local, debido a la atención que se puede dar al deudor, lo que facilita la oportuna atención a todos los reclamos que presente el cliente, lo cual incidirá favorablemente en una eficiente cobranza.

Desventajas de la descentralización

Aumento de costos de operación, pues exige personal y equipo adicionales, Tendencia a establecer diferentes medios de control. Tendencias al exceso de especialización Incertidumbre de cuanta autoridad debe delegarse, para que sea adecuada con la necesidad de ejercer un control general suficiente






















UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA

La ubicación del departamento de cartera en el Organigrama de la empresa, debe estar administrativamente ubicada en el área financiera y depender de ella, llámese Vicepresidencia Financiera. Dirección de Contraloría, etc..... ya que Cartera cumple funciones de ésta área. El incremento de las ventas aumenta las utilidades y la gestión de cobranzas, hecha en forma oportuna y efectiva, evita grandes pérdidas que apuntan hacia beneficios económicos para la empresa. Igualmente, la recuperación oportuna de la cartera habilita a la empresa para cumplir con sus compromisos económicos, librándola así de nuevas cargas financieras y permitiéndole hacer nuevas inversiones







PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA

Deben estar supervisadas y coordinadas por el director del departamento y desarrolladas por la organización del mismo.

Revisión de pagos y descuentos

Es importante esta actividad para tener al día los estados de cuenta y para vigilar la morosidad de éstas. Los descuentos se deben evitar al máximo y si se vuelven crónicos, habrá que reportarlos a la gerencia.

Programas de cobros

Todos los funcionarios están en la obligación de que los programas se cumplan a cabalidad.

Problemas especiales de pagos

Las actividades especiales que se deben adoptar ante los problemas especiales de pago tomados por el jefe de cartera, teniendo en cuenta los puntos de vista de sus inmediatos y colaboradores las actitudes especiales que se deben adoptar ante los problemas especiales de pago son tomados por el jefe de cartera, teniendo los puntos de vista de sus inmediatos y colaboradores.

Control de plazos especiales

Los plazos especiales para el pago deben concederse raramente. Cuando son concedidos, debe avisarse oportunamente a todas las personas que tengan que ver con el caso.

Manejo de Ordene Dudosas

Los pedidos que para cobranza presentan especial dificultad por reclamos, deben ser investigados para que el jefe determine que debe hacerse. 

Servicios al cliente:

Frecuentemente se reciben cartas o consultas de los clientes cobre cobranzas o sus pagos. En algunas empresas se estima que toda esta correspondencia la debe manejar el departamento de cartera, para tener un mejor conocimiento del deudor.

Fijación de las reservas para cuentas malas

Al final de cada ejercicio, el jefe de Cartera debe hacer esta reserva con la ayuda del personal auxiliar.




Mantener los gastos dentro del presupuesto

  • Participar el Jefe o Gerente de cartera en las reuniones con los Gerentes de otros departamentos: ya que el departamento de cartera habitualmente tiene relaciones con:
  • Crédito: para tratar sobre la morosidad o bondad de la cartera, las condiciones de pagos, plazos, etc.
  • Tesorería: para la determinación de las políticas de cobranza y el desarrollo de programas de recaudos, de tal forma que la eficiencia logre aumentar los recursos de la empresa.          
  • Ventas: para evitar se hagan negocios con clientes que ofrezcan dudas sobre su moralidad crediticia, y en otros casos para obtener un pedido de un buen cliente.
  • Despachos: para cerciorar de que efectivamente se han enviado las mercancías el cliente no se molesta.
  • Mercadeo: para informarle cuáles son los productos que interesan más a los clientes.
  • Contabilidad: para obtener datos de entrada y salida de documentos.
  • Personal: Para (a selección y contratación del personal del departamento así como lo referente a prestaciones sociales, vacaciones, salarios, estímulos especiales, etc.
Gestiones de recuperación de cartera a través de:

Cobranza corriente. Cobranza administrativa especial, que está conformada por: visitas del Gerente o Jefe de Cartera en casos especiales a deudores; vigilancia de los créditos vigentes, de las garantías, arreglos especiales, refinanciaciones, prórrogas, etc. Cobranza Jurídica: Gestiones efectuadas por el departamento jurídico de la empresa o por los abogados externos.

EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA

El número de personas que deben conformar el Departamento de Cartera depende del tamaño de la empresa, y del número de dientes que tenga.
Como norma general debe aplicarse según criterio del Gerente de Cartera, contar con un grupo de personas preparadas y suficientes para cumplir con su principal tarea, que es analizar detenidamente la situación de la cartera e implantar los correctivos necesarios para mejorar la situación. Cuando el número es grande de cobradores se debe contar con Supervisores responsables de un grupo. Ellos serán los directos responsables del trabajo la orientación y capacitación de los cobradores.

Por cuanto una efectiva administración se logra a través de las personas, el Gerente de CARTERA debe establecer y mantener un control básico sobre las elección, remuneración y desarrollo de tos funcionarios del departamento

Muchas veces las fallas en el personal pueden resultar por el descuido de los principios fundamentales. Una buena administración de personal supone elegir a la persona debida en el cargo debido y con la debida remuneración y con la debida satisfacción de sus expectativas- Es importante en la selección



Aplicara a los candidatos que determinan no solo la capacidad si no también el grado de honestidad, especialmente con las personas que manejan dinero.
La empresa debe contar con el perfil de cada uno de los funcionarios del departamento de cartera, principalmente los del Gerente, Supervisores y cobradores.

EL SUPERVISOR DE COBRANZA

Debe ser una persona que tenga no solamente los conocimientos básicos sobre administración de cartera y técnicas de cobro, sino además posea amplios principios sobre lo que es supervisar y los elementos de psicología, necesarios para poder conocer y orientar a los cobradores.

PERFIL DE LOS COBRADORES

Deben ser personas con buen nivel académico y de extracción social media, por lo menos; con suficientes capacitación, que haga de ellos verdaderos profesionales y no unos mensajeros o recoge-cheques. Si de algunas cualidades debemos hablar en especial,
Deberíamos referirnos a las relaciones humanas y a la seguridad en sí mismos, nacida del conocimiento  del valor intrínseco de la persona humana. Entrenamiento del personal. La Organización de la cartera exige una administración profesional, debido al continuo crecimiento de la importancia de la cartera y de las cobranzas. El Gerente de Cartera no debe conformarse con la contratación de personal calificado en el cargo; también debe
Tener en cuenta que por diversos motivos, tales como los cambios de sistemas, desarrollo tecnológico, etc., estas personas deben actualizarse permanentemente. En el beneficio general de la empresa.

 

En cuanto a la capacitación de los cobradores deben recibiría completa no solo en lo que trate a técnicas de cobro sino la misma inducción que reciben los representantes de ventas. 






El cobrador debe saber de los productos que vende su empresa, ya que muchas veces los argumentos para no pagar se basan en la calidad, valor, descuentos, etc y si et cobrador no tiene un amplío conocimiento sobre estos temas, no sabrá cómo responderle a las objeciones y no logrará el pago.

La capacitación, cualquiera sea el tema que se trate, nunca debe dejar de lado el aspecto humano de los participantes, de quienes debemos lograr que sean, antes que técnicos, hombres integrales, por esta razón se debe cuidar también del aspecto espiritual.



LA REMUNERACIÓN DEL COBRADOR

Uno de los más frecuentes y extendidos reclamos hechos por los Cobradores es el referente a la remuneración: se sienten mal pagados, Juzgan que la importancia y la dificultad inherentes a su trabajo no son debidamente recompensadas. Esto lamentablemente es cierto. Se dice que Ventas y Cobranzas son tos dos pulmones que oxigenan la compañía, pero parece que muchos Ejecutivos no lo ven así: si comparamos la situación económica y la posición del Vendedor con la del Cobrador. Se invierten grandes sumas de dinero en sus salarios, bonificaciones e incentivos de toda clase. No así con el cobrador. Si planeamos que el cobrador idóneo y capacitado es realmente un profesional, su remuneración debe ser acorde con esta situación. Una vez más debemos recordar que para bien de la empresa debemos dar a los cobradores la importancia que se merecen. Pues la valoración del trabajo del cobrador se basa en el aprecio de él como persona y de su trabajo.
La capacitación, cualquiera sea el tema que se trate, nunca debe dejar de lado el aspecto humano de los participantes, de quienes debemos lograr que sean, antes que técnicos, hombres integrales, por esta razón se debe cuidar también del aspecto espiritual.


LA REMUNERACIÓN DEL COBRADOR

Salario

Se hace necesario distinguir entre quienes han adquirido un título profesional y quienes tan solo cuentan con una preparación a nivel de secundaria o primaria. En cada uno de estos casos obviamente la remuneración es diferente, pero en todos los casos el salario deberá estar conformado por un básico y un porcentaje sobre lo recaudado; pero este porcentaje sirve de estimulo para que se trabaje en tiempo fuera de horario como muchas veces.

Es necesario hacerlo. El porcentaje variara según las características de la cartera: número de clientes, edad de vencimiento extensión de zonas por visitar, monto de la cartera, garantías, etc. Ya que estas características determinan la dificultad del cobro y por consiguiente el trabajo desempeñado por el Cobrador.

  • Estímulos
Eventos donde se estimule al cobrador entre grupos, ya que ayuda a la cohesión, no entre personas ya que engendra enfrentamientos, deslealtad. Por ejemplo eventos deportivos donde los premios se los repartan.
  • Otros estímulos
Becas para estudio, Ascensos. Delegación de responsabilidades, Facultades especiales.
Los buenos cobradores se hacen mediante esfuerzo personal estudio, experiencia. Las principales cualidades que debe contar un cobrador son:
  • Confianza en sí mismo
Que nace del conocimiento que tiene de su valor como ser humano, respeto por la propia dignidad y la de los demás.
  • Iniciativa
Hacer en el momento preciso sin esperar orden del superior 
Prudencia, puntualidad, constancia, presentación personal adecuada, espíritu de colaboración, conocimientos de psicología, lealtad a su empresa, cultura adecuada, facilidad de expresión, memoria, inteligencia,
Conocimiento: de sí mismo, de sus clientes, de su empresa, Técnicas de Cobranza, de Relaciones Públicas.

RELACIONES ENTRE CARTERA Y LOS DEMÁS DEPARTAMENTOS 


















Con Ventas

Tener claro el concepto de que ventas responden a intereses de clientes, que requieren rapidez en el trámite de sus solicitudes de crédito. Contar con investigadores de créditos responsables y eficientes, que estudien afondo los estudios, los cuestionarios y hagan reportajes fidedignos y documentados. No tener la mentalidad de que solamente se puede dar crédito a clientes triple A. No suspender el crédito a un cliente sin notificarlo a ventas y sin haberle dado a ese departamento la oportunidad de conseguir el pago. No tratar Al solicitante de crédito como a quien pide un favor, sino como a quien viene a comprar un servicio.
Jamás desacreditar a Ventas. Se deben ventilar internamente los problemas. No juzgar a los vendedores como ignorantes en asuntos de crédito. No analizar la solicitud de crédito únicamente por el potencial de hoy sino enfocarlo hacia un futuro pues puede convertirse en el cliente más importante de la empresa. Visitar personalmente a los clientes más importantes.

Organizar el departamento de tal manera que las solicitudes se tramitan lo más rápido posible. Participar en reuniones de Ventas para comprender mejor la problemática de este departamento. Explicar el por qué del rechazo de una solicitud para poder dar explicación al cliente. Orientar a los clientes con sentido de relaciones públicas y de aprecio sobre las políticas de crédito. Analizar con criterio de ventas la solvencia del cliente y establecer los cupos. No considerar al vendedor que insiste en la aprobación de un crédito como impertinente sino como interesado en efectuar la venta. Establecer formatos, y modelos que agilicen y flexibilicen los trámites, las revisiones de tos cupos.

Confiar en las razones expuestas por ventas y conferirte responsabilidades en el manejo de clientes difíciles. Informar periódicamente sobre principales fallas en selección de clientes.
  • Con Cobranzas
Suministrar información sobre los clientes. Suministrar toda información que ayude a la recuperación de cartera y que se torne rápida, segura y económica. Colaborar con vendedores en casos especiales para cobro de cuentas de difícil cobro.
  • Con Sistemas
Suministrar pronta y  verazmente información necesaria para que se pueda realizar eficientemente su trabajo. Superior programas que ayuden a la correcta administración de la cartera (planeación, organización, dirección y control).

  • Con Relaciones Públicas
Cuidar la imagen de la empresa con los clientes. Comunicar lo que los clientes piensan positiva o negativamente de la empresa. Sugerir planes o programas que mejoren la imagen de la empresa.
  • Con Financiera
Colaborar para que se cumplan metas fijadas por este departamento. Observar fielmente las normas trazadas por este departamento.


EL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE CARTERA




Controlar es vigilar que los resultados prácticos se conformen lo más exactamente posible con los planes. Lo anterior implica el siguiente proceso

Conocer los objetivos

Conocer las motivaciones que tiene el personal para alcanzarlos. Comparar los resultados con los planes. Identificar las desviaciones. Averiguar sus causas. Poner en práctica acciones correctivas necesarias tendientes a lograr objetivos. El control es un estimulante para alcanzar no sólo los objetivos empresariales sino los individuales de autorrealización y de satisfacción en el trabajo.

OBJETIVOS DEL CONTROL DE LA CARTERA

La función primordial del control de Cartera es lograr su recuperación rápida, segura y económica .Para lograr lo anterior es necesario contar con un plan que comprenda desde la concesión del crédito hasta la cobranza jurídica.
Con este plan se deben formular ciertos objetivos que orienten el control de l cartera y al mismo tiempo permitan informar corregir o acentuar ciertos aspectos del plan formulado. Los objetivos más importantes de este control son:
  • Revisar la fiel aplicación de los estímulos:
Si la empresa cumple con la aplicación de los diversos estímulos y se palpa una mejoría en la recuperación se podría estudiar modificaciones tanto en el proceso de cobranza como en el otorgamiento de crédito con fines de aumentar ventas con mayores riesgos.
  • Realizar correctamente el plan financiero
Una de las más sanas y principales fuentes de financiación es la recuperación con utilidad de los dineros por créditos otorgados.
Ajustar la política de crédito a las posibilidades de la empresa. Evaluar cambios en las políticas de cobranza administrativa y prejudicial analizar los costos de operación.


PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA EL CONTROL DE LA CARTERA

  1. Descripción del entorno de la empresa 
  2. Control de la gestión 
  3. Captación de recursos 
  4. Optimizar el empleo de recursos limitados 
  5. Organización y temporalidad 
  6. Analizar los problemas y las oportunidades futuras
 
CARTERA VENCIDA

Cuando las empresas se declaran falta de liquidez (dinero efectivo) declaran su cartera vencida y pueden negarse a pagar sus deudas.



PROVISIÓN DE CARTERA

Se entiende por provisión de cartera el valor que la empresa, según análisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe provisionar.
Siempre que una empresa realice ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa una pérdida, puesto que no le será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.
El valor de las ventas a crédito no pagado por los clientes constituye una pérdida para la empresa que debe reconocerse en el resultado del ejerció, por tanto se debe llevar como un gasto.
La provisión de cartera, una vez calculada disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto.



ADMINISTRACIÓN DE CARTERA

Es el proceso sistemático de evaluación, seguimiento y control de las cuentas por cobrar con el fin de lograr que los pagos
Se realicen de manera oportuna y efectiva. Esta actividad incluye el registro y
Clasificación de las cuentas por antigüedad y categorías como son corriente,
Vencida y cuentas de difícil cobro que regularmente se maneja con plazos de 1 a 30 días, 30 a 60, 60 a 90 y más de 90 días.
Con la premisa de que la Cartera es el eje sobre el cual gira la liquidez de la
Empresa, y componente principal del flujo del efectivo es necesario el manejo adecuado de los siguientes conceptos:
  • ROTACIÓN: Indicador financiero que determina el tiempo en que las cuentas por Cobrar toman convertirse en efectivo o el tiempo que la empresa toma en cobrar la Cartera a sus clientes. A menor número de días de rotación, o dicho de otra forma, A mayor rotación, mayor eficiencia.
  • ANTIGÜEDAD: Se refiere al grado de concentración porcentual o absoluta entre los distintos rangos de días.
  • COMPOSICIÓN POR CLIENTE: Financiar cartera tiene un alto costo de Oportunidad por lo tanto es necesario vigilar la concentración de cartera en Algunos clientes teniendo en cuenta dos aspectos:
a) Grado de vulnerabilidad o dependencia de mercado concentrado en pocos
Clientes

b) Niveles en que dichos clientes mantienen sus obligaciones.

  • CICLO NETO DE CAJA: Muestra la capacidad de cubrir las cuentas x pagar con la cartera. A mayor número de días la necesidad de fondos será mayor.


PARTICIPACIÓN DE LA CARTERA EN EL ACTIVO CORRIENTE

La cartera y el inventario son los componentes básicos del Activo Corriente. Por lo tanto determinar qué porcentaje corresponde a cartera nos ayuda a determinar si hay un exceso, generando lo que se denomina "fondos ociosos", los cuales tienen un alto costo de oportunidad y financiación.



AMORTIZACIÓN


En una amortización el deudor da al prestamista (institución financiera) un reembolso del dinero otorgado por este último en un plazo convenido y con tasas de interés (fijas o variables) previamente acordadas.


Los tres factores más relevantes para un proceso de amortización son:


    1) El importe del préstamo o deuda

    2) El tipo de interés

    3) El plazo establecido para pagar la deuda.


Ya que los tres elementos están interrelacionados, al contemplar un préstamo se debe tomar en cuenta que a mayor plazo de amortización, más intereses pagará por su deuda. Sin embargo, a mayor plazo de amortización, menor será la cuota periódica que deba asumir.


Así pues, el plazo estará determinado en gran medida por la cantidad de dinero que esté dispuesto a destinar a su deuda cada mes. También, es necesario considerar que los plazos de amortización varían de acuerdo con el tipo de interés: las operaciones con interés fijo suelen tener plazos de amortización más cortos que las de interés de tipo variable.

Tomando en cuenta los tres factores antes mencionados, las amortizaciones pueden clasificarse en:


Amortización de cuota constante o método francés: Es la forma más frecuente de amortización de préstamos. En ella se paga siempre la misma cuota. El dinero se distribuye por periodos entre los intereses y capital amortizado. Es decir, aunque la cuota siempre es la misma, los intereses se calculan sobre el valor pendiente a amortizar; así pues, la parte de su abono que va a los intereses se va reduciendo en proporción a la amortización del capital, ya que el capital pendiente de amortización será menor. El resultado de éste sistema es que durante la primera fase, el abono va dirigido principalmente a los intereses, pero a medida que se van pagando cuotas, la parte de las mismas que corresponde a capital amortizado aumenta, lo cual deriva en una disminución gradual de los intereses.


Este tipo de amortización es más conveniente para personas con ingresos fijos, ya que si bien la cancelación del capital será significativa a partir de la mitad del plan, asegura una cuota constante durante todo el plazo que dure el préstamo.


Amortización de cuota creciente o método americano: En esta clase de amortizaciones la cuota va aumentando con el paso del tiempo. Los primeros pagos son pequeños, lo cual resulta ventajoso para los deudores que esperan un aumento en sus ingresos, sin embargo, como consecuencia lógica, los últimos pagos serán bastante más elevados.



El tipo de amortización "americano" puede beneficiar a quienes necesiten abonar cuotas bajas durante un periodo de tiempo determinado (por tener una deuda previa próxima a ser liquidada, por ejemplo) y que puedan, posteriormente, realizar pagos más grandes.


Amortización de cuota decreciente o método alemán: Este tipo de amortización de préstamos es contrario al americano. Su uso no es frecuente a pesar de contar con la ventaja de pagar menos intereses totales. Con este método la cantidad amortizada de la deuda es siempre la misma, de suerte que el pasivo va disminuyendo de forma acelerada mes con mes y con ella, los intereses que se generan.


Este sistema de amortización alemán es recomendable para personas con ingresos y gastos variables que en un momento dado tengan la posibilidad de realizar cancelaciones anticipadas, ya que las cuotas son decrecientes (capital fijo + interés sobre saldo).


¿Cómo utilizar la amortización a su favor?


Elegir un tipo de amortización adecuado a las necesidades individuales de cada quien ayuda a administrar mejor los recursos y a optimizar el pago de deudas. Es importante evaluar las posibilidades y consultar a un asesor financiero que ayude a decidir qué clase de amortización es la más conveniente para usted.

El tipo de amortización más conveniente dependerá de cada caso en particular. El interesado deberá evaluar sus ingresos pasados, actuales y esperados. Las entidades financieras sugieren que las cuotas mensuales no sean mayores al 40% del ingreso neto del cliente puesto que de otra forma, el pago puede verse comprometido.

Así mismo, como sucede con todos los planes a futuro, para planear el tipo de amortización más conveniente debe tener en cuenta el propósito de su deuda (si es para comprar una casa que durará muchos años, un carro, tecnología u otros).










ROTACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE CARTERA



No es el monto de la cartera lo que determina su importancia. Es su rotación. A menor número de días de rotación, o dicho de otra forma, a mayor rotación, mayor eficiencia.



ANTIGÜEDAD

Ya hemos dicho que no es el monto de la cartera lo que la hace favorable o desfavorable. Es la antigüedad, es decir, el grado de concentración porcentual o absoluta entre los distintos rangos de días.

COMPOSICIÓN POR CLIENTE

Algunos clientes (especialmente los principales) concentran altos porcentajes de la cartera de la empresa. Lo importante es determinar dos cosas: a) grado de vulnerabilidad o dependencia de mercado concentrado en pocos clientes b) los niveles en que dichos clientes mantienen sus obligaciones. No se debe olvidar que financiar cartera tiene un alto costo de oportunidad.

CICLO NETO DE CAJA.

Independientemente del inventario, el ciclo del efectivo muestra la capacidad de cubrir las cuentas x pagar con la cartera generada propia, ya sea en $ o en días. A mayor número de días la necesidad de fondos será mayor.

ECUACIÓN DE LA LIQUIDEZ

Si vende de contado, compre de contado. Si el número de días de C x Pagar es menor a número de días de C x Cobrar el flujo de efectivo será negativo. Habrá equilibrio cuando los días de cartera son iguales a los días de Cuentas x pagar. Habrá efecto positivo cuando los días de Cuentas x pagar son mayores a los días de Cuentas x cobrar.

PARTICIPACIÓN DE LA CARTERA EN EL ACTIVO CORRIENTE

La cartera y el inventario son los componentes básicos del Activo Corriente. ¿Qué porcentaje corresponde a cartera? Este índice individualmente no dice nada, hay que interrelacionarlo con otros, ya que exceso de cartera genera lo que se denomina "fondos ociosos", los cuales tienen un alto costo de oportunidad y financiación.

CRECIMIENTO VENTAS VS CUENTAS X COBRAR

Un mayor aumento en facturación a crédito, indefectiblemente conlleva aumento en cartera. Se hace necesario que el indicador no sufra variaciones importantes.


CARTERA ÓPTIMO

En el nivel óptimo de cuantas por cobrar que puede soportar una empresa, debe interpretar un equilibrio entre las políticas frágiles y duras de crédito, de modo que se propicie la captación de mercados y se garanticen volúmenes de venta a crédito superiores a los costos que demandan las cuentas de los clientes (mantenimiento de cuentas, departamentos de cobranzas y monto de las cuentas incobrables). Cuando se implantan políticas frágiles (largos plazos), se pretende incrementar las ventas; sin embargo, decisiones en ese aspecto pueden suscitar problemas financieros como iliquidez, al extenderse los plazos a periodos mayores que los fijados por proveedores, y el aumento de los quebrantos o de los niveles de incobrabilidad, si el incremento de las  ventas no tiene respuestas concordantes en la organización para el manejo de mayores cuentas o no se establecen procedimientos de cobranzas más ágiles.

También pueden crecer los costos de cobranzas, si se considera que a cada cuenta corresponde un costo unitario de cobranza, por lo que el incremento en el tamaño de las cuentas de clientes ocasiona proporcionalmente aumentos en los costos. En consecuencia, el propósito de ampliar las ventas debe sopesarse con base en las utilidades adicionales, fruto del incremento en los volúmenes comercializados, los costos marginales y el grado de incobrabilidad producto de la liberalización del crédito.

Cuando se instauran políticas duras (pagos amparados en cortos periodos y bajos descuentos), se busca alimentar la posición de liquidez, cimentándose los patrones restrictivos del crédito en factores como usufructuar el monopolio en la comercialización de algunos productos o servicios, poseer la patente para la fabricación y marketing de líneas exclusivas, asumir la tenencia de un mercado fiel o contar con productos altamente competitivos. No obstante, si las condiciones de crédito impuestas ejercen efectos negativos sobre la liquidez de los compradores o si la empresa ejerce el comercio con base en productos no estrictamente indispensables o fáciles de sustituir, puede incurrirse en el riesgo de perder clientela.

Una empresa podrá extender todo el crédito posible siempre y cuando ello no comprometa la liquidez, el cliente se va a beneficiar haya sido evaluado con profundidad y se disponga de una estructura organizacional y de herramientas expedidas para recuperar rápidamente la cartera. El incumplimiento de cualquiera de las condiciones mencionadas, generará niveles de cartera bastante afectados por incobrabilidad.




CICLO DE COBRO:

Son las fases que se deben tener en cuenta en qué edad de mora para realizar el cobro de la cartera:

PREVENTIVO

En esta etapa se busca dar a conocer al deudor los días de vencimiento que tiene la obligación, el valor a pagar y la fecha límite en la cual debe realizar el pago.

PERSUASIVO

El cliente que presenta una mora en el pago de sus obligaciones, se les contacta con el propósito de persuadir al deudor de las ventajas que obtiene al efectuar el pago a tiempo. La gestión de cobro se debe basar en una actitud conciliadora por parte del cobrador y con la intención de convencer al cliente de realizar el pago.  

COACTIVO

Se lleva a cabo cuando el deudor no prestan ninguna voluntad de pago, por lo que se hace necesario enviar la obligación a un abogado para que inicie un cobro Jurídico que puede terminar en una demanda que le puede implicar un embargo y secuestro de los bienes, además de deteriorar su moralidad crediticia.

CONDICIONES DEL CRÉDITO

El crédito es uno de los tantos factores que influyen sobre la demanda de los productos o servicios de una empresa y está apoyado en los descuentos por pronto pago y en el período de pago. Mediante los descuentos se persigue acelerar la cobranza. El plazo pactado para suministrar el descuento también puede incidir sobre el período medio de cobranza, y es una herramienta a menudo utilizada para mejorar el recaudo de efectivo, aunque en ocasiones es mal entendida y débilmente evaluada.
 
Cuando una firma amplía el periodo de descuento, dos fuerzas repercuten sobre el período medio de cobranza. Al permanecer constante el plazo de ventas, algunos clientes se verán inducidos a aprovechar los descuentos, cuando en el pasado no lo hacían, abreviándose de esta manera el periodo medio de cobro. Pero los clientes que venían aprovechando los descuentos, pagando al término del período respectivo, seguramente pospondrán sus pagos hasta el final del nuevo período de descuento fijado, prolongándose así el período medio de recuperación de cartera. ¿Cuál de las dos fuerzas predominará?, eso dependerá del estudio de los hábitos de pago de los clientes, el cual será el fundamento de la decisión. 

Los plazos simbolizan el instrumento al que recurren las empresas para influenciar la demanda del producto. Aunque su importancia es irrefutable, los encargados de administrar el crédito deben ser prudentes en el manejo de los plazos, y ser conscientes del efecto de ellos sobre el costo de la cobranza y el nivel de las cuentas no recuperables. Al ampliarse el plazo se incrementan las ventas, pero puede surgir a compensación negativa de pérdidas que resulta de la incobrabilidad (costos totales de productos vendidos que los compradores no pagan), así como costos de oportunidad causados por el mantenimiento de elevados niveles de cartera, muy representativos de la inversión total.
Al imponerse plazos cortos para el pago, disminuyen las ventas, el tiempo de cobranza y las cuentas incobrables. Como estas últimas declinan a una tasa mayor que la arrojada en las ventas, las ganancias aumentan. Cuando se acentúa la rigidez, la influencia negativa sobre las ventas se hace más intensa, al tiempo que el porcentaje de quebrantos y el período de pago declinan cada vez más lentamente, hasta un punto en que los beneficios de la dureza crediticia comienzan a caer. Tal punto será el marco de referencia para definir los plazos y el nivel de cuentas incobrables factibles de aceptar.

Nótese que las condiciones propias del crédito (descuentos y plazos) en ocasiones conducen a resultados opuestos. Afortunadamente, diversas investigaciones financieras han determinado el diseño de modelos que facilitan la labor de las empresas en cuanto al sostenimiento de cambio de sus políticas de cartera. Uno de los múltiples de modelos de diagnóstico, las fórmulas que los sustentan y los parámetros de evaluación, así como su representación gráfica, se indican más adelante.

ETAPAS PARA OTORGAMIENTO DE UN CRÉDITO

Etapa de promoción

La promoción es una de las funciones fundamentales  para el otorgamiento del crédito. Es el primer contacto con el cliente se realiza:

- Mediante la visita del analista de créditos al cliente.
- Mediante la visita del cliente a la entidad financiera.

 Etapa de evaluación

- El analista revisa la situación crediticia del cliente en el sistema financiero.
- Se solicita requisitos que exigen las entidades financieras (Ej. Antigüedad del negocio, recibo de servicios, testimonio, documentación del negocio).
- El otorgamiento de crédito está determinado en la capacidad de pago y definida en el flujo de ingresos, antecedentes crediticios, patrimonio, así como clasificaciones crediticias asignadas por otras empresas en el sistema financiero.
- Para la  evaluación económica el analista visita el negocio  y el domicilio, en base a la información obtenida y documentación entregada por el cliente, el analista elabora los EEFF.
- Dicha evaluación  de  los EEFF pasan por una etapa de comité de créditos.

Etapa de aprobación

- El crédito aprobado en comité de créditos deberá ser aprobado por el nivel correspondiente
- El analista  brinda la información al cliente sobre la aprobación del crédito, cuidando que dicha información sea clara oportuna y transparente.
- El cliente pasa a ventanilla al desembolsar el crédito

Etapa de desembolso del crédito

- El cliente procede  a firmar los pagarés y contratos, previamente el auxiliar de operaciones  solicita y realiza la verificación de los documentos de identidad. 
- El auxiliar de operaciones es el encargado y responsable informar sobre las condiciones de aprobación y conformidad de los formatos que debe de contener el expediente de créditos.
- El auxiliar de operaciones informa y entrega al cliente los documentos del desembolso.
- Cronograma de pagos donde consigna el  TEA,  la tasa de interés mensual  esto de acuerdo con el art 6 del reglamento de transparencia de información.
- El analista verifica si el cliente cumplió con el plan de inversión, del crédito solicitado por el cliente.

Etapa de control y seguimiento

- El analista verifica si el cliente cumplió con el plan de inversión, del crédito solicitado por el cliente.

Etapa de recuperación del crédito

- La recuperación del crédito es un proceso que tiene por finalidad el pago de un crédito cuando el deudor tiene pendiente una o varias cuotas del crédito otorgado.
- Agotado todos los intentos, si el deudor persiste en el no pago provocara el posible inicio de una acción legal  con cargo a gastos legales.

SERVICIO AL CLIENTE


La atención al cliente incluye las áreas de recursos humanos que se destinan a ofrecer a los clientes, es decir, quienes ya tienen un vínculo con la empresas, servicios de atención ante reclamos, consultas, dudas, sugerencias, cambios o nuevas adquisiciones que éstos deseen realizar.

De esta manera, la atención puede realizarse vía múltiples canales de comunicación, como “cara a cara” en oficinas, mediante teléfono, por correo electrónico e incluso muchas empresas en la actualidad ofrecen la posibilidad de que los clientes interactúen con la organización mediante mensajes privados o publicaciones en redes sociales, generalmente (y de acuerdo a las más usadas): Facebook, Twitter...

Pero, no sólo comprende la capacitación de una persona para el desempeño en dicha área y la atención en sí al momento de comunicarse con un cliente, sino que también se desprende de la “atención al cliente”, la evaluación de comunicaciones entre empresa y cliente, que permitan reforzar, mejorar, cambiar o pulir acciones en cuanto comunicación. Generalmente, esto se realiza grabando las conversaciones si son telefónicas o presenciales (“cara a cara”) o leyendo publicaciones y mensajes en redes sociales.

En muchas ocasiones, las empresas suelen enviar mediante mails, llamar por teléfono o solicitar al cliente el llenado de formularios de encuestas, que permitan conocer qué tan satisfecho está el cliente con la atención que recibe por parte de la empresa. Esto sin dudas contribuye al perfeccionamiento de tal servicio. Por ejemplo, es muy común que las empresas de telefonía móvil, luego de haber establecido el cliente una llamada a los centros de atención al cliente por teléfono, estos reciban una llamada computarizada de la misma empresa, por el cual deben responder si la atención ha sido (o no) satisfactoria, y en todo caso, si obtuvo la respuesta que esperaba de la empresa.

Como finalidad, la atención al cliente busca principalmente-y tal lo indica su nombre- dar respuesta o solución a las consultas o problemas que los clientes puedan experimentar en relación al uso o consumo de los productos o servicios que adquirieron a la empresa. Pero, un fin implícito, es la fidelización del cliente con la empresa: un cliente contento seguramente estará mucho más dispuesto a adquirir nuevos productos/servicios de la empresa que un cliente que no ha obtenido respuestas o soluciones.

POLÍTICAS DE COBRANZA



Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para
Cobrar sus cuentas una vez vencidas

La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Una efectiva labor de cobranza está relacionado con efectiva una política de créditos por lo que se minimiza los gastos de cobro por cuentas difíciles o de dudosa recuperación

Una política de cobranza debe basarse en su recuperación sin afectar la permanencia del cliente .La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros.

Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están determinados por su política general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos para asegurar así el
Margen de beneficio previsto en la operación. En materia de política de cobranza se pueden distinguir tres tipos, las cuales son; políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales.

Políticas restrictivas

Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos sumamente cortos normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta política Contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la Inversión movilización de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de políticas pueden traer como consecuencia la reducción de las ventas y los márgenes de utilidad, la inversión es más baja que las que se pudieran tener con niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.

 Políticas Liberales

Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para el pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las pérdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de política no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades.

Políticas racionales

Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa.

Se conceden los créditos a plazos razonables según las características de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los

Cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.

AMORTIZACIONES

Las amortizaciones son los abonos que se hacen para reducir el monto de dinero que se solicitó inicialmente en préstamo; es decir, los pagos que son amortizaciones no se usan para el pago de otros conceptos (como los intereses), únicamente para reducir el monto inicialmente solicitado en préstamo. Generalmente, estos abonos de dinero se hacen periódicamente; sin embargo, al igual que otras características de los créditos, pueden variar según el crédito. A medida que se realizan las amortizaciones, la cantidad de dinero que aún se debe disminuye a este dinero se le llama saldo, que viene a ser el dinero correspondiente al monto inicial solicitado que aún no se le ha reembolsado al prestamista.



Garantías

Los prestamistas generalmente exigen unas garantías que respondan por el dinero prestado en caso de no pago por parte del prestatario; es decir, que en caso de que quien solicita el préstamo no pague su deuda, existirá algún recurso que se utilizará para responderle a quien otorgó el préstamo por su dinero.