ROTACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE CARTERA
ANTIGÜEDAD
Ya hemos dicho que no es el monto de la cartera lo que la hace favorable o desfavorable. Es la antigüedad, es decir, el grado de concentración porcentual o absoluta entre los distintos rangos de días.
Ya hemos dicho que no es el monto de la cartera lo que la hace favorable o desfavorable. Es la antigüedad, es decir, el grado de concentración porcentual o absoluta entre los distintos rangos de días.
COMPOSICIÓN POR CLIENTE
Algunos clientes (especialmente los principales) concentran altos
porcentajes de la cartera de la empresa. Lo importante es determinar dos cosas:
a) grado de vulnerabilidad o dependencia de mercado concentrado en pocos
clientes b) los niveles en que dichos clientes mantienen sus obligaciones. No
se debe olvidar que financiar cartera tiene un alto costo de oportunidad.
CICLO NETO DE CAJA.
Independientemente del inventario, el ciclo del efectivo muestra la
capacidad de cubrir las cuentas x pagar con la cartera generada propia, ya sea
en $ o en días. A mayor número de días la necesidad de fondos será mayor.
ECUACIÓN DE LA LIQUIDEZ
Si vende de contado, compre de contado. Si el número de días de C x Pagar
es menor a número de días de C x Cobrar el flujo de efectivo será negativo.
Habrá equilibrio cuando los días de cartera son iguales a los días de Cuentas x
pagar. Habrá efecto positivo cuando los días de Cuentas x pagar son mayores a
los días de Cuentas x cobrar.
PARTICIPACIÓN DE LA CARTERA EN EL ACTIVO CORRIENTE
La cartera y el inventario son los componentes básicos del Activo
Corriente. ¿Qué porcentaje corresponde a cartera? Este índice individualmente
no dice nada, hay que interrelacionarlo con otros, ya que exceso de cartera
genera lo que se denomina "fondos ociosos", los cuales tienen un alto
costo de oportunidad y financiación.
CRECIMIENTO VENTAS VS CUENTAS X COBRAR
CRECIMIENTO VENTAS VS CUENTAS X COBRAR
Un mayor aumento en facturación a crédito, indefectiblemente conlleva
aumento en cartera. Se hace necesario que el indicador no sufra variaciones
importantes.
CARTERA
ÓPTIMO
En el nivel óptimo de
cuantas por cobrar que puede soportar una empresa, debe interpretar un
equilibrio entre las políticas frágiles y duras de crédito, de modo que se
propicie la captación de mercados y se garanticen volúmenes de venta a crédito
superiores a los costos que demandan las cuentas de los clientes (mantenimiento
de cuentas, departamentos de cobranzas y monto de las cuentas incobrables).
Cuando se implantan políticas frágiles (largos plazos), se pretende incrementar
las ventas; sin embargo, decisiones en ese aspecto pueden suscitar problemas
financieros como iliquidez, al extenderse los plazos a periodos mayores que los
fijados por proveedores, y el aumento de los quebrantos o de los niveles de
incobrabilidad, si el incremento de las
ventas no tiene respuestas concordantes en la organización para el
manejo de mayores cuentas o no se establecen procedimientos de cobranzas más
ágiles.
También pueden crecer los
costos de cobranzas, si se considera que a cada cuenta corresponde un costo
unitario de cobranza, por lo que el incremento en el tamaño de las cuentas de
clientes ocasiona proporcionalmente aumentos en los costos. En consecuencia, el
propósito de ampliar las ventas debe sopesarse con base en las utilidades
adicionales, fruto del incremento en los volúmenes comercializados, los costos
marginales y el grado de incobrabilidad producto de la liberalización del
crédito.
Cuando se instauran
políticas duras (pagos amparados en cortos periodos y bajos descuentos), se
busca alimentar la posición de liquidez, cimentándose los patrones restrictivos
del crédito en factores como usufructuar el monopolio en la comercialización de
algunos productos o servicios, poseer la patente para la fabricación y
marketing de líneas exclusivas, asumir la tenencia de un mercado fiel o contar
con productos altamente competitivos. No obstante, si las condiciones de crédito
impuestas ejercen efectos negativos sobre la liquidez de los compradores o si
la empresa ejerce el comercio con base en productos no estrictamente
indispensables o fáciles de sustituir, puede incurrirse en el riesgo de perder
clientela.
Una empresa podrá extender
todo el crédito posible siempre y cuando ello no comprometa la liquidez, el
cliente se va a beneficiar haya sido evaluado con profundidad y se disponga de
una estructura organizacional y de herramientas expedidas para recuperar
rápidamente la cartera. El incumplimiento de cualquiera de las condiciones
mencionadas, generará niveles de cartera bastante afectados por incobrabilidad.
CICLO DE COBRO:
Son las fases que se deben tener en cuenta en qué edad de mora para
realizar el cobro de la cartera:
PREVENTIVO
En esta etapa se busca dar a conocer al deudor los días de vencimiento que
tiene la obligación, el valor a pagar y la fecha límite en la cual debe
realizar el pago.
PERSUASIVO
El cliente que presenta una mora en el pago de sus obligaciones, se les
contacta con el propósito de persuadir al deudor de las ventajas que obtiene al
efectuar el pago a tiempo. La gestión de cobro se debe basar en una actitud
conciliadora por parte del cobrador y con la intención de convencer al cliente
de realizar el pago.
COACTIVO
Se lleva a cabo cuando el deudor no prestan ninguna voluntad de pago, por
lo que se hace necesario enviar la obligación a un abogado para que inicie un
cobro Jurídico que puede terminar en una demanda que le puede implicar un
embargo y secuestro de los bienes, además de deteriorar su moralidad
crediticia.
CONDICIONES
DEL CRÉDITO
El crédito es uno de los
tantos factores que influyen sobre la demanda de los productos o servicios de
una empresa y está apoyado en los descuentos por pronto pago y en el período de
pago. Mediante los descuentos se persigue acelerar la cobranza. El plazo
pactado para suministrar el descuento también puede incidir sobre el período
medio de cobranza, y es una herramienta a menudo utilizada para mejorar el
recaudo de efectivo, aunque en ocasiones es mal entendida y débilmente
evaluada.
Cuando una firma amplía el
periodo de descuento, dos fuerzas repercuten sobre el período medio de
cobranza. Al permanecer constante el plazo de ventas, algunos clientes se verán
inducidos a aprovechar los descuentos, cuando en el pasado no lo hacían,
abreviándose de esta manera el periodo medio de cobro. Pero los clientes que
venían aprovechando los descuentos, pagando al término del período respectivo,
seguramente pospondrán sus pagos hasta el final del nuevo período de descuento
fijado, prolongándose así el período medio de recuperación de cartera. ¿Cuál de
las dos fuerzas predominará?, eso dependerá del estudio de los hábitos de pago
de los clientes, el cual será el fundamento de la decisión.
Los plazos simbolizan el
instrumento al que recurren las empresas para influenciar la demanda del
producto. Aunque su importancia es irrefutable, los encargados de administrar
el crédito deben ser prudentes en el manejo de los plazos, y ser conscientes
del efecto de ellos sobre el costo de la cobranza y el nivel de las cuentas no
recuperables. Al ampliarse el plazo se incrementan las ventas, pero puede
surgir a compensación negativa de pérdidas que resulta de la incobrabilidad
(costos totales de productos vendidos que los compradores no pagan), así como
costos de oportunidad causados por el mantenimiento de elevados niveles de
cartera, muy representativos de la inversión total.
Al imponerse plazos cortos
para el pago, disminuyen las ventas, el tiempo de cobranza y las cuentas
incobrables. Como estas últimas declinan a una tasa mayor que la arrojada en
las ventas, las ganancias aumentan. Cuando se acentúa la rigidez, la influencia
negativa sobre las ventas se hace más intensa, al tiempo que el porcentaje de
quebrantos y el período de pago declinan cada vez más lentamente, hasta un
punto en que los beneficios de la dureza crediticia comienzan a caer. Tal punto
será el marco de referencia para definir los plazos y el nivel de cuentas
incobrables factibles de aceptar.
Nótese que las condiciones
propias del crédito (descuentos y plazos) en ocasiones conducen a resultados
opuestos. Afortunadamente, diversas investigaciones financieras han determinado
el diseño de modelos que facilitan la labor de las empresas en cuanto al
sostenimiento de cambio de sus políticas de cartera. Uno de los múltiples de
modelos de diagnóstico, las fórmulas que los sustentan y los parámetros de
evaluación, así como su representación gráfica, se indican más adelante.
ETAPAS
PARA OTORGAMIENTO DE UN CRÉDITO
Etapa de promoción
La promoción es una de
las funciones fundamentales para el
otorgamiento del crédito. Es el primer contacto con el cliente se realiza:
- Mediante la visita
del analista de créditos al cliente.
- Mediante la visita
del cliente a la entidad financiera.
Etapa de evaluación
- El analista revisa
la situación crediticia del cliente en el sistema financiero.
- Se solicita
requisitos que exigen las entidades financieras (Ej. Antigüedad del negocio,
recibo de servicios, testimonio, documentación del negocio).
- El otorgamiento de
crédito está determinado en la capacidad de pago y definida en el flujo de
ingresos, antecedentes crediticios, patrimonio, así como clasificaciones
crediticias asignadas por otras empresas en el sistema financiero.
- Para la evaluación económica el analista visita el
negocio y el domicilio, en base a la
información obtenida y documentación entregada por el cliente, el analista
elabora los EEFF.
- Dicha
evaluación de los EEFF pasan por una etapa de comité de
créditos.
Etapa de aprobación
-
El crédito aprobado en comité de créditos deberá ser aprobado por el nivel
correspondiente
-
El analista brinda la información al
cliente sobre la aprobación del crédito, cuidando que dicha información sea
clara oportuna y transparente.
- El cliente pasa a
ventanilla al desembolsar el crédito
Etapa de desembolso del
crédito
-
El cliente procede a firmar los pagarés
y contratos, previamente el auxiliar de operaciones solicita y realiza la verificación de los
documentos de identidad.
- El auxiliar de
operaciones es el encargado y responsable informar sobre las condiciones de
aprobación y conformidad de los formatos que debe de contener el expediente de
créditos.
-
El auxiliar de operaciones informa y entrega al cliente los documentos del
desembolso.
-
Cronograma de pagos donde consigna el
TEA, la tasa de interés
mensual esto de acuerdo con el art 6 del
reglamento de transparencia de información.
- El analista verifica
si el cliente cumplió con el plan de inversión, del crédito solicitado por el
cliente.
Etapa de control y seguimiento
- El analista verifica
si el cliente cumplió con el plan de inversión, del crédito solicitado por el
cliente.
Etapa de recuperación del
crédito
-
La recuperación del crédito es un proceso que tiene por finalidad el pago de un
crédito cuando el deudor tiene pendiente una o varias cuotas del crédito
otorgado.
- Agotado todos los
intentos, si el deudor persiste en el no pago provocara el posible inicio de
una acción legal con cargo a gastos
legales.
SERVICIO
AL CLIENTE
La atención al cliente incluye las áreas de
recursos humanos que se destinan a ofrecer a los clientes, es decir, quienes ya
tienen un vínculo con la empresas, servicios de atención ante reclamos,
consultas, dudas, sugerencias, cambios o nuevas adquisiciones que éstos deseen
realizar.
De esta manera, la atención puede realizarse vía
múltiples canales de comunicación, como “cara a cara” en oficinas, mediante
teléfono, por correo electrónico e incluso muchas empresas en la actualidad
ofrecen la posibilidad de que los clientes interactúen con la organización
mediante mensajes privados o publicaciones en redes sociales, generalmente (y
de acuerdo a las más usadas): Facebook, Twitter...
Pero, no sólo comprende la capacitación de una
persona para el desempeño en dicha área y la atención en sí al momento de
comunicarse con un cliente, sino que también se desprende de la “atención al
cliente”, la evaluación de comunicaciones entre empresa y cliente, que permitan
reforzar, mejorar, cambiar o pulir acciones en cuanto comunicación.
Generalmente, esto se realiza grabando las conversaciones si son telefónicas o
presenciales (“cara a cara”) o leyendo publicaciones y mensajes en redes
sociales.
En muchas ocasiones, las empresas suelen enviar
mediante mails, llamar por teléfono o solicitar al cliente el llenado de
formularios de encuestas, que permitan conocer qué tan satisfecho está el
cliente con la atención que recibe por parte de la empresa. Esto sin dudas
contribuye al perfeccionamiento de tal servicio. Por ejemplo, es muy común que
las empresas de telefonía móvil, luego de haber establecido el cliente una llamada
a los centros de atención al cliente por teléfono, estos reciban una llamada
computarizada de la misma empresa, por el cual deben responder si la atención
ha sido (o no) satisfactoria, y en todo caso, si obtuvo la respuesta que
esperaba de la empresa.
Como finalidad, la atención al cliente busca
principalmente-y tal lo indica su nombre- dar respuesta o solución a las
consultas o problemas que los clientes puedan experimentar en relación al uso o
consumo de los productos o servicios que adquirieron a la empresa. Pero, un fin
implícito, es la fidelización del cliente con la empresa: un cliente contento
seguramente estará mucho más dispuesto a adquirir nuevos productos/servicios de
la empresa que un cliente que no ha obtenido respuestas o soluciones.
POLÍTICAS DE COBRANZA
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta
sigue para
Cobrar sus cuentas una vez vencidas
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables.
Una
efectiva labor de cobranza está relacionado con
efectiva una política de créditos por lo que se
minimiza los gastos de cobro por cuentas difíciles o de dudosa recuperación
Una política de cobranza debe basarse en su recuperación sin afectar la permanencia del cliente .La empresa debe tener cuidado de no ser
demasiado
agresiva en su gestión de cobros.
Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están determinados
por su política general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crédito,
concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos para
asegurar así el
Margen de beneficio previsto en la operación. En materia de política de
cobranza
se pueden distinguir tres tipos, las cuales son;
políticas restrictivas, políticas liberales y
políticas racionales.
Políticas restrictivas
Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos sumamente cortos
normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta
política Contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso
y la Inversión movilización de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez
este tipo
de políticas pueden traer como consecuencia la reducción
de las ventas y los márgenes de utilidad,
la inversión es más baja que las que se pudieran tener con niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.
Políticas Liberales
Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales
tienden a ser
generosas, otorgan créditos considerando la
competencia, no presionan enérgicamente
en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para el pago de las cuentas. Este tipo de
política
trae como consecuencia un aumento de las cuentas y
efectos por cobrar así como también en las
pérdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de política no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades.
Políticas racionales
Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se
logre
producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se
implementan con el propósito de que se
cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en
maximizar el
rendimiento sobre la inversión de la empresa.
Se conceden los créditos a plazos razonables según las características
de los
clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando
en consideración los
Cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.
AMORTIZACIONES
Las amortizaciones son los abonos que se hacen para
reducir el monto de dinero que se solicitó inicialmente en préstamo; es decir,
los pagos que son amortizaciones no se usan para el pago de otros conceptos
(como los intereses), únicamente para reducir el monto inicialmente solicitado
en préstamo. Generalmente, estos abonos de dinero se hacen periódicamente; sin
embargo, al igual que otras características de los créditos, pueden variar
según el crédito. A medida que se realizan las amortizaciones, la cantidad de
dinero que aún se debe disminuye a este dinero se le llama saldo, que viene a
ser el dinero correspondiente al monto inicial solicitado que aún no se le ha
reembolsado al prestamista.
Garantías
Los
prestamistas generalmente exigen unas garantías que respondan por el dinero
prestado en caso de no pago por parte del prestatario; es decir, que en caso de
que quien solicita el préstamo no pague su deuda, existirá algún recurso que se
utilizará para responderle a quien otorgó el préstamo por su dinero.
